Hoe werkt een gedeelde mailbox in Microsoft 365?

Een gedeelde mailbox is handig voor algemene e-mailadressen die door meerdere collega's worden gebruikt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• info@jouwdomein.nl;

• administratie@jouwdomein.nl;

• verkoop@jouwdomein.nl.

Iedere medewerker gebruikt zijn of haar eigen Microsoft-account om toegang te krijgen tot de gedeelde mailbox.

Je hoeft dus niet met meerdere personen hetzelfde wachtwoord te gebruiken.

Welke toegang hebben medewerkers nodig?

Voordat we de gedeelde mailbox instellen, is het belangrijk om te bepalen welke collega's toegang nodig hebben en wat zij ermee moeten kunnen doen.

1. Bepaal wie toegang nodig heeft

Laat ons weten welke medewerkers de gedeelde mailbox moeten kunnen openen.

De toegang wordt vervolgens aan hun eigen Microsoft-account gekoppeld.

2. Bepaal wat medewerkers mogen doen

Geef ook aan welke rechten nodig zijn.

Moeten collega's alleen de mailbox kunnen openen en e-mails kunnen lezen? Of moeten zij ook vanuit het gedeelde adres kunnen antwoorden en nieuwe e-mails kunnen versturen?

Voor het versturen vanuit het gedeelde adres kan bijvoorbeeld de machtiging ‘Verzenden als’ nodig zijn.

3. Open de gedeelde mailbox in Outlook

Nadat de rechten zijn toegekend, verschijnt de gedeelde mailbox vaak automatisch in Outlook.

Dit kan even duren.

Verschijnt de mailbox niet automatisch? Dan kan deze eventueel handmatig aan Outlook worden toegevoegd.

Kan ik rechtstreeks inloggen op de gedeelde mailbox?

Bij een gedeelde mailbox is dat normaal gesproken niet nodig.

Je werkt vanuit je eigen Microsoft-account en krijgt daarmee toegang tot de gedeelde mailbox.

Gebruik daarom geen gezamenlijk wachtwoord voor bijvoorbeeld info@ wanneer de toegang via Microsoft 365-rechten kan worden geregeld.

Dat is overzichtelijker en voorkomt dat meerdere collega's dezelfde inloggegevens moeten gebruiken.

Goed om te weten

Een gedeelde mailbox kan verschillende rechten hebben. Toegang tot de mailbox betekent daarom niet automatisch dat iemand ook vanuit dat e-mailadres kan verzenden.

Wil je een medewerker toevoegen of verwijderen? Laat het ons weten. Dan kunnen de toegangsrechten worden aangepast zonder dat je het wachtwoord met collega's hoeft te delen.

Kom je er niet uit?

Wil je een gedeelde mailbox laten instellen of de toegang aanpassen? Stuur ons dan:

• het e-mailadres van de gedeelde mailbox;

• welke medewerkers toegang moeten krijgen;

• met welke Microsoft-accounts zij werken;

• of zij alleen toegang nodig hebben of ook vanuit het adres moeten kunnen verzenden;

• eventueel welke medewerker geen toegang meer nodig heeft.

Stuur geen wachtwoorden of MFA-codes mee.

Wij zorgen dat de juiste medewerkers de juiste toegang krijgen.