Kan ik een automatische afwezigheidsmelding instellen?

Ja. Gebruik je Microsoft 365? Dan kun je een automatische afwezigheidsmelding instellen voor de periode waarin je niet bereikbaar bent.

Iedereen die je tijdens deze periode mailt, kan dan automatisch een bericht ontvangen waarin staat dat je afwezig bent en wanneer je weer bereikbaar bent.

Zo stel je een afwezigheidsmelding in

1. Open Outlook

Open Outlook en ga naar de instellingen van je account.

Zoek naar Automatische antwoorden of Afwezigheidsmelding.

De precieze plek kan verschillen afhankelijk van de Outlook-versie die je gebruikt.

2. Schakel automatische antwoorden in

Zet Automatische antwoorden aan.

Je kunt meestal aangeven gedurende welke periode de melding actief moet zijn.

Stel indien mogelijk een begin- en einddatum in. Zo wordt de afwezigheidsmelding automatisch weer uitgeschakeld wanneer je terug bent.

3. Schrijf je afwezigheidsmelding

Houd de melding kort en duidelijk.

Vermeld bijvoorbeeld:

• vanaf wanneer je afwezig bent;

• wanneer je weer bereikbaar bent;

• of je tijdens je afwezigheid e-mail leest;

• met wie iemand bij spoed of vragen contact kan opnemen.

4. Controleer interne en externe antwoorden

Microsoft 365 kan onderscheid maken tussen berichten voor collega's binnen je organisatie en berichten voor externe afzenders.

Controleer daarom of je automatische antwoord ook naar externe afzenders moet worden verstuurd.

5. Controleer de ingestelde periode

Bekijk voordat je de instellingen opslaat nog één keer de begin- en einddatum.

Zo voorkom je dat je afwezigheidsmelding na je terugkomst actief blijft.

Goed om te weten

Zet liever niet te veel persoonlijke informatie in een automatische afwezigheidsmelding.

Het is meestal voldoende om aan te geven wanneer je weer bereikbaar bent en wie iemand in de tussentijd kan benaderen.

Gebruik je een gedeelde mailbox? Dan kan de manier waarop een automatische afwezigheidsmelding wordt ingesteld anders zijn.

Kom je er niet uit?

Lukt het niet om de automatische afwezigheidsmelding in te stellen? Stuur ons dan:

• het e-mailadres waarvoor je de melding wilt instellen;

• of het om een persoonlijke of gedeelde mailbox gaat;

• welke Outlook-versie of mailomgeving je gebruikt;

• bij welke stap het misgaat;

• eventueel een screenshot van wat je ziet.

Stuur geen wachtwoorden of MFA-codes mee.

Wij kijken met je mee en helpen je om de afwezigheidsmelding goed in te stellen.