Kan ik een gedeelde mailbox gebruiken met meerdere collega’s?

Ja. Een gedeelde mailbox is juist bedoeld voor e-mailadressen waar meerdere collega's mee werken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• info@jouwdomein.nl;

• administratie@jouwdomein.nl;

• verkoop@jouwdomein.nl.

Iedere collega krijgt via zijn of haar eigen Microsoft-account toegang tot de gedeelde mailbox.

Hoe werkt een gedeelde mailbox?

De gedeelde mailbox verschijnt naast je persoonlijke mailbox in Outlook.

Afhankelijk van de ingestelde rechten kunnen collega's bijvoorbeeld:

• binnengekomen e-mails lezen;

• e-mails beantwoorden;

• nieuwe berichten vanuit het gedeelde e-mailadres versturen.

Zo kan het hele team vanuit dezelfde mailbox werken.

Hoe krijg ik toegang?

1. Bepaal welke collega’s toegang nodig hebben

Maak een overzicht van de medewerkers die met de gedeelde mailbox moeten werken.

Iedere medewerker heeft hiervoor zijn of haar eigen Microsoft-account nodig.

2. Bepaal welke rechten nodig zijn

Geef aan wat iedere medewerker moet kunnen doen.

Moeten collega's alleen de mailbox kunnen openen? Of moeten ze ook vanuit het gedeelde e-mailadres kunnen verzenden?

Wij kunnen de juiste rechten voor je instellen.

3. Open de mailbox in Outlook

Nadat de toegang is ingesteld, verschijnt de gedeelde mailbox vaak automatisch in Outlook.

Dit kan even duren.

Verschijnt de mailbox niet? Dan kan deze soms handmatig worden toegevoegd.

Moeten we allemaal hetzelfde wachtwoord gebruiken?

Nee.

Gebruik voor een gedeelde mailbox geen gezamenlijk wachtwoord wanneer de toegang via Microsoft 365 kan worden geregeld.

Iedere medewerker logt in met het eigen account en krijgt daarmee toegang tot de gedeelde mailbox.

Dat is veiliger én overzichtelijker. Vertrekt een collega? Dan kunnen we alleen de toegang van die medewerker verwijderen.

Goed om te weten

Toegang tot een gedeelde mailbox betekent niet automatisch dat iemand ook vanuit dat e-mailadres kan verzenden.

Geef daarom vooraf aan wat iedere medewerker moet kunnen doen.

Kom je er niet uit?

Wil je een gedeelde mailbox voor meerdere collega's laten instellen? Stuur ons dan:

• het e-mailadres van de gedeelde mailbox;

• welke medewerkers toegang moeten krijgen;

• met welke Microsoft-accounts zij werken;

• of zij ook vanuit het gedeelde adres moeten kunnen verzenden.

Stuur geen wachtwoorden of MFA-codes mee.

Wij zorgen dat iedereen de juiste toegang krijgt.