Kan een oud-medewerker uit onze accounts worden verwijderd?

Ja. Zodra iemand niet meer voor je organisatie werkt of bepaalde toegang niet meer nodig heeft, is het verstandig om die toegang zo snel mogelijk te verwijderen of te deactiveren.

Controleer daarbij niet alleen het persoonlijke account. Medewerkers kunnen op meerdere plekken toegang hebben gekregen.

Wat moet je controleren?

1. Persoonlijke accounts

Controleer welke persoonlijke gebruikersaccounts voor de medewerker zijn aangemaakt.

Denk bijvoorbeeld aan toegang tot de website, het intranet of andere bedrijfssystemen.

2. E-mail en gedeelde mailboxen

Controleer of de medewerker toegang heeft tot:

• een persoonlijke zakelijke mailbox;

• gedeelde mailboxen zoals info@ of administratie@;

• e-mailaliassen;

• automatische doorsturingen.

Verwijder niet direct een zakelijke mailbox als daar nog belangrijke e-mail in staat. Bepaal eerst wat er met de bestaande berichten en het e-mailadres moet gebeuren.

3. Websitebeheer

Controleer of de medewerker een eigen WordPress- of ander websiteaccount heeft.

Is toegang niet meer nodig? Dan kan het account worden verwijderd of gedeactiveerd. Controleer bij het verwijderen eerst of er content aan dit gebruikersaccount gekoppeld is.

4. Google en Microsoft

Controleer toegang tot bijvoorbeeld:

• Google Bedrijfsprofiel;

• Google Analytics;

• Google Search Console;

• Google Tag Manager;

• Microsoft 365.

Verwijder alleen de betreffende gebruiker en voorkom dat je per ongeluk het laatste beheerders- of eigenaarsaccount verwijdert.

5. Social media en advertenties

Controleer ook zakelijke toegang tot bijvoorbeeld:

• Facebook;

• Instagram;

• Meta Business Portfolio;

• advertentieaccounts;

• andere socialmediakanalen.

Gebruik hiervoor de officiële gebruikers- en beheerrechten. Wijzig niet alleen een gezamenlijk wachtwoord als gebruikers ook individueel toegang hebben gekregen.

6. Controleer overige koppelingen

Denk ook aan andere systemen die binnen je organisatie worden gebruikt, zoals nieuwsbrieven, formulieren, webshops, externe platforms en softwarekoppelingen.

Goed om te weten

Verwijder toegang van een oud-medewerker, maar verwijder niet zomaar belangrijke bedrijfsaccounts of gegevens.

Het persoonlijke gebruikersaccount van een medewerker en het zakelijke account van je organisatie zijn niet hetzelfde.

Controleer daarom eerst wie eigenaar of hoofdbeheerder is en zorg dat minimaal de juiste personen binnen de organisatie toegang behouden.

Wil je dat wij de toegang controleren?

Stuur ons dan:

• de naam van de oud-medewerker;

• het zakelijke e-mailadres dat werd gebruikt;

• welke systemen of accounts de medewerker gebruikte, voor zover bekend;

• welke toegang direct verwijderd moet worden;

• wat er met een eventuele zakelijke mailbox moet gebeuren.

Stuur geen wachtwoorden of MFA-codes mee.

Wij kunnen dan samen met je controleren welke toegang verwijderd of aangepast moet worden.