Mijn e-mail komt bij ontvangers in de spam. Hoe kan dat?

Komt een e-mail bij een ontvanger in de spam terecht? Dat betekent niet automatisch dat er iets verkeerd staat ingesteld.

Spamfilters kijken naar verschillende signalen. Denk aan de reputatie van de afzender, technische instellingen van het domein, de inhoud van het bericht en de manier waarop e-mails worden verstuurd.

Gebeurt het bij één ontvanger? Dan kan het om het spamfilter van die specifieke ontvanger gaan.

Gebeurt het structureel bij meerdere ontvangers? Dan is verder onderzoek verstandig.

Dit kun je zelf controleren

1. Laat de ontvanger het bericht als ‘Geen spam’ markeren

Vraag de ontvanger om de e-mail te openen en als ‘Geen spam’ of ‘Niet ongewenst’ te markeren.

Dit kan het spamfilter helpen om toekomstige berichten van jouw adres beter te herkennen.

2. Controleer of het bij meerdere ontvangers gebeurt

Stuur enkele normale testberichten naar verschillende externe e-mailadressen.

Controleer vervolgens of de berichten overal in de spam terechtkomen of alleen bij één specifieke ontvanger.

Komt je e-mail bij meerdere verschillende maildiensten structureel in de spam? Neem dan contact met ons op.

3. Controleer de inhoud van je e-mail

Ook de inhoud van een bericht kan invloed hebben op spamfilters.

Let bijvoorbeeld op:

• grote hoeveelheden links;

• grote of opvallende bijlagen;

• misleidende of overdreven onderwerpregels;

• grote aantallen vrijwel identieke berichten die kort achter elkaar worden verstuurd.

Houd zakelijke e-mails duidelijk en normaal opgebouwd.

4. Controleer je verzendgedrag

Verstuur je in korte tijd grote hoeveelheden e-mail vanuit je normale mailbox?

Dan kan dit invloed hebben op hoe mailservers jouw berichten beoordelen.

Voor nieuwsbrieven en grote mailings kun je beter een gespecialiseerde verzenddienst gebruiken dan je normale mailbox.

Gebeurt het structureel?

Komen berichten bij meerdere externe ontvangers regelmatig in de spam terecht? Dan kunnen we de technische instellingen van het domein controleren wanneer deze door ZeeuwsOnline worden beheerd.

We kunnen daarbij onder andere kijken naar SPF, DKIM en DMARC. Dit zijn technische instellingen die mailservers helpen controleren of e-mail daadwerkelijk namens jouw domein mag worden verzonden.

Pas deze instellingen niet zelf aan als je niet precies weet hoe jouw mailomgeving is ingericht.

Goed om te weten

Geen enkel spamfilter werkt precies hetzelfde.

Een bericht kan daardoor bij de ene ontvanger gewoon in de inbox verschijnen en bij een andere ontvanger in de spam terechtkomen.

Eén bericht in de spam betekent dus niet direct dat je mailomgeving verkeerd is ingesteld. Bij een structureel probleem bij meerdere ontvangers is verder onderzoek wel verstandig.

Kom je er niet uit?

Komt je e-mail structureel in de spam terecht? Stuur ons dan:

• het e-mailadres waarvan je verstuurt;

• enkele voorbeelden van datum en tijdstip waarop berichten zijn verstuurd;

• bij welke ontvangende domeinen het probleem voorkomt;

• of het bij meerdere ontvangers gebeurt;

• eventuele fout- of waarschuwingsmeldingen.

Stuur geen wachtwoorden, MFA-codes of vertrouwelijke inhoud uit e-mails mee.

Wij kijken met je mee en controleren waar het probleem vandaan komt.