Kan een CSV- of Excel-export automatisch op de website worden verwerkt?

Dat kan soms. Een CSV- of Excel-bestand kan in bepaalde situaties automatisch worden ingelezen en verwerkt op een website.

Of dit een goede oplossing is, hangt vooral af van de structuur van het bestand, hoe vaak het wordt aangeleverd en hoe stabiel die aanlevering is.

Waar moeten we eerst naar kijken?

1. De structuur van het bestand

Het bestand moet iedere keer op een voorspelbare manier worden aangeleverd.

Denk bijvoorbeeld aan:

• dezelfde kolomnamen;

• dezelfde volgorde en opbouw;

• vaste soorten gegevens;

• een herkenbaar bestandsformaat.

Wanneer kolommen regelmatig veranderen, verdwijnen of anders worden genoemd, kan een automatische verwerking snel stuklopen.

2. Hoe vaak het bestand wordt bijgewerkt

Een bestand dat één keer per maand wordt verwerkt vraagt om een andere oplossing dan gegevens die meerdere keren per dag bijgewerkt moeten worden.

Geef daarom aan hoe actueel de informatie op de website moet zijn.

3. Hoe het bestand beschikbaar komt

Ook de manier waarop het bestand wordt aangeleverd is belangrijk.

Wordt het bijvoorbeeld handmatig geüpload of op een vaste locatie beschikbaar gesteld? Dat bepaalt mede welke automatisering mogelijk is.

4. Wat er op de website moet gebeuren

Geef duidelijk aan welke gegevens uit het bestand op de website terecht moeten komen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• producten;

• prijzen;

• voorraad;

• vacatures;

• locaties;

• andere gegevens.

We moeten ook weten wat er moet gebeuren wanneer bestaande gegevens veranderen of uit het bestand verdwijnen.

Wanneer is een API beter?

Voor een structurele en frequente synchronisatie is een API vaak robuuster.

Bij een API kunnen systemen rechtstreeks gegevens uitwisselen, zonder dat er steeds een los CSV- of Excel-bestand tussen zit.

Of een API mogelijk is, hangt af van het systeem dat de gegevens aanlevert.

Goed om te weten

Een Excel- of CSV-koppeling is alleen betrouwbaar als de aanlevering zelf betrouwbaar en voorspelbaar blijft.

Een kleine wijziging in kolommen, bestandstype of structuur kan invloed hebben op een geautomatiseerde import.

Daarom beoordelen we eerst een voorbeeldbestand en de gewenste werkwijze voordat we bepalen welke oplossing het beste past.

Wil je een CSV- of Excel-export automatisch laten verwerken?

Stuur ons dan:

• een voorbeeldbestand;

• waar het bestand vandaan komt;

• hoe vaak het wordt bijgewerkt;

• welke gegevens op de website moeten komen;

• wat er moet gebeuren bij nieuwe, gewijzigde of verwijderde regels;

• of het bronsysteem eventueel een API beschikbaar heeft.

Wij kunnen dan beoordelen of een automatische bestandsimport geschikt is of dat een andere koppeling beter past.